De factuur – Mag je een datum als factuurnummer hanteren?
Er zijn veel regels waar een factuur aan moet voldoen. In deze korte blog gaan we specifiek in op het gebruiken van een datum als factuurnummer. Mag dat? Voor het antwoord op deze vragen kunnen we vrij kort zijn: nee.
Een factuurnummer moet namelijk een uniek volgnummer zijn. Dat betekent dat het nummer in een reeks van andere nummers zit. Deze reeks is sluitend, omdat het om volgnummers gaat.
Een voorbeeld
We maken graag de vergelijking met een wachtrij bij een bakker waar je een nummer moet trekken. Als je daar een nummer trekt dan weet je altijd wat het volgende nummer is. Namelijk jouw nummer + 1. Je zou dus moeten kunnen zien aan factuurnummer 2 dat je daarvoor factuurnummer 1 hebt gestuurd. Daarnaast is het logisch dat de eerstvolgende dan factuurnummer 3 is.
Gebruik je een datum als factuurnummer? Dan wordt dat praktisch onmogelijk om te achterhalen. Stel dat je eerste factuur van de maand 2020-05-01 is. De maand erop zou je dan de 05 (van mei) voor 06 (van juni) moeten vervangen. De eerste factuur van die maand krijgt dan het nummer 2020-06-01. De overgang van 05 naar 06 zou alleen logisch zijn als je die maand precies 99 facturen zou sturen (van 2020-05-99 naar 2020-06-00, vervolgens naar 2020-06-01, etc.). Dat zal niet elke maand gebeuren, daarom is het niet mogelijk om een datum als factuurnummer te gebruiken. De regel is namelijk dat factuurnummers een uniek volgnummer moeten zijn.
(…) daarom is het niet mogelijk om een datum als factuurnummer te gebruiken. De regel is namelijk dat factuurnummers een uniek volgnummer moeten zijn.
Eens gekozen, altijd gekozen?
Nee, je mag elk boekjaar je factuurnummer wijzigen. De meeste boekjaren lopen per kalenderjaar af. Dus als je in het jaar 2020 werkt met het jaartal en een nummering, mag je in 2021 een andere nummering hanteren. Bijvoorbeeld 2020.001 (voor factuurnummer 1 in 2020) en in 2021 hanteer je dan 2021.001. Belangrijk is dat het per boekjaar inzichtelijk is welke facturen elkaar opvolgen.
