Factuur versturen als Word document?

Macbook waarop iemand aan het typen is, foto van auteur blog op voorgrond
Facturen sturen

Voorheen deden we alles op papier, maar anno 2015 gaat bijna alles digitaal. Hoe zit dat met factureren? Zijn daar nog regels aan verbonden? Mag je een factuur versturen als Word document?

Eigenlijk is het versturen van een digitale factuur niet veel anders dan het versturen van een papieren factuur.

De eisen (zie linksonder) zijn in principe hetzelfde op twee punten na.

1. De factuur moet in digitale vorm geaccepteerd worden door de klant. Deze mag dus nog verzoeken om een papieren versie.
2. De factuur moet niet aangepast kunnen worden door de klant. Dit om fraude te voorkomen.

Zoals je weet is een Word document door veel mensen gewoon aan te passen en is de factuur dus mogelijk niet authentiek na het versturen hiervan.

Let er daarom op dat je altijd een factuur stuurt in een niet of moeilijk aan te passen bestand. Een .pdf is bij uitstek een goed voorbeeld hiervan.

De eisen van de Belastingdienst.

Als je een factuur digitaal verstuurt moet je zorgen dat hij niet aangepast kan worden. Dit kan bijvoorbeeld een .pdf bestand zijn.

Verder:
– uw volledige naam en die van uw afnemer
U vermeldt de juridische naam. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij fiscale eenheden is het gebruikelijk dat de naam van het onderdeel dat de prestatie levert op de factuur staat.
– uw volledige adres en dat van uw afnemer
U vermeldt het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Vermelding van alleen een postbusnummer is niet voldoende.
– uw btw-nummer
Bij fiscale eenheden is dat het btw-nummer van het onderdeel dat de prestatie levert.
– uw KvK-nummer
de datum waarop de factuur is uitgereikt
een uniek volgnummer
– een omschrijving van de goederen of diensten die u hebt geleverd
– het aantal geleverde goederen of diensten
– de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling
– het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw
Levert u prestaties met verschillende btw-tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen. Neem daarnaast de eenheidsprijs op, als dit van toepassing is.
– het btw-tarief dat u in rekening brengt
– het btw-bedrag

Wist je dat je met ons boekhoudsysteem ook eenvoudig facturen kunt maken, versturen en eventueel herinneringen kunt sturen? Probeer het nu gratis ons systeem en ervaar het zelf.

Bronnen: Belastingdienst en Publicatie van e-factureren.info (overheid)

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.