Btw over reiskosten, hoe zit dat?

Btw over reiskosten – Wat zet je op de factuur? (en andere vragen)

Onlangs kregen we de volgende vraag: “Als je een factuur stuurt en je de reiskosten doorberekent aan de klant, moet je over de reiskosten dan btw rekenen? En zo ja, welk tarief? En hoe zit dit wanneer je geen betaalde dienst levert maar alleen reiskosten rekent?” Wij denken dat meer ondernemers met deze vraag zitten, daarom hier het antwoord op deze vraag. De vraag bestaat eigenlijk uit meerdere goede vragen.

De eerste: “Moet je over de reiskosten btw rekenen?”
Het antwoord is: ja.

Het maakt namelijk niets uit wat voor een vergoeding je krijgt. Of dat nu is voor een geleverde dienst waarbij je veel kilometers hebt gereden en dit door mag rekenen of je gewoon een hoger bedrag voor jouw dienst rekent. Dat wordt gezien als gelijk aan elkaar. Uiteindelijk krijg je gewoon een hoger bedrag op jouw rekening gestort en dit is ontstaan vanwege het leveren van een bepaalde dienst. Over een dienst moet je btw heffen dus ook over de reiskosten.

De tweede: “Welk tarief gebruik ik?”
Het antwoord is: afhankelijk van de dienst die je levert.

Voor de meeste zzp’ers is het tarief 21%. Daarmee zullen dan ook de reiskosten moeten worden belast met 21% btw. Maar ben je bijvoorbeeld een muzikant en treed je op? Dan is het optreden belast met 9%. Dat betekent dat jouw reiskosten dan ook belast zijn met 9% btw. Het percentage dat je hanteert moet dus hetzelfde zijn als wat je hanteert voor jouw dienst. Bij diverse tarieven hanteer je het hoogste tarief.

De derde: “Hoe zit dit wanneer je geen betaalde dienst levert?”
Het antwoord is: wat je normaal zou rekenen als de dienst wel betaald was.

Nog even in het voorbeeld van de muzikant: stel, je hebt opgetreden. Je hebt daar geen gage/bedrag voor ontvangen, maar je mag wel reiskosten factureren ter compensatie van de onkosten. Dan hanteer je voor de reiskosten hetzelfde tarief als dat je normaal gesproken zou rekenen. In dit voorbeeld is dat 9%.

De vierde: “Hoe zit dat dan met kosten van openbaar vervoer? Bijvoorbeeld als ik met de trein of met de bus ga?”

Sommige reiskosten kennen weer een uitzondering als het aankomt op het berekenen van btw. Als je reist met het openbaar vervoer zal je misschien zijn opgevallen dat hier 9% btw over wordt berekend.

Als je een vergoeding rekent, moet je gewoon het tarief hanteren voor jouw dienst of product. Als je een hogere vergoeding rekent, bijvoorbeeld omdat jouw tijd ook inbegrepen is in een reiskostenvergoeding, dan geldt de hoofdregel ook zoals eerder beschreven. Stel dus dat de reiskosten nog steeds 20 euro zijn (de treinkosten) maar je rekent 30 euro aan reiskosten, dan zet je daar vervolgens het tarief bovenop dat hoort bij jouw geleverde dienst.

De vijfde: “Betaal ik dan eigenlijk ook inkomstenbelasting over de reiskosten die ik heb gefactureerd?”

Dat hangt ervan af. Jouw winst wordt belast in de inkomstenbelasting. Als jij winst hebt gemaakt op jouw reiskosten wordt je dus voor de winst belast. Even een rekenvoorbeeld: stel dat je 10 euro aan reiskosten hebt. Dat heb je zelf betaald en zijn dus echte kosten. Maar, met jouw opdrachtgever ben je overeengekomen dat je 15 euro mag factureren aan reiskosten. Je hebt op dat moment 5 euro winst gemaakt op jouw reiskosten. Deze 5 euro is dan belast met inkomstenbelasting.

De zesde: “En als ik 19 cent per kilometer als reiskosten factureer ( € 0,19). Is dat dan inclusief of exclusief btw?”

Als je 19 cent per kilometer als reiskosten factureert dan gaan wij er vanuit dat je bedoelt exclusief btw maar eigenlijk is dat niet zo relevant. Het gaat erom wat jij met jouw opdrachtgever afspreekt. Als je als zzp’er met een opdrachtgever overeenkomt dat je reiskosten mag factureren dan adviseren we wel om af te spreken dat dit exclusief btw is. Anders houd je namelijk minder aan je reiskostenvergoeding over.

De zevende: “Als ik ergens naartoe ga, bijvoorbeeld een congres voor mijn eigen ontwikkeling als zzp’er, moet ik dan ook btw administreren?”

Nee, in zo’n geval hoef je alleen maar te administreren hoeveel kilometer je hebt gemaakt, waar je naartoe bent gereisd en vanaf welke locatie jouw reis is gestart. Bijvoorbeeld, “100 kilometer, van Tilburg naar Amersfoort voor een congres”. Dat kun je overigens gemakkelijk in onze boekhoudsoftware voor zzp’ers doen.

De achtste: “Hoe zit het dan met de btw op reiskosten. Mag ik die aftrekken?”

In het kort: als je alleen maar facturen stuurt met 21% of 9% aan btw dan mag je de btw op reiskosten terugvragen (voorbelasting). Als je echter ook werkt met een vrijstelling, zoals bijvoorbeeld in de zorg- of onderwijssector het geval is, dan is het een hele andere vraag eigenlijk. 🙂 En dat hangt af van wat de verhouding is van jouw belaste en vrijgestelde omzet. Omdat dit best wel een lastig (en tevens ander) onderwerp is raden we je aan om dit artikel over de btw-vrijstelling eens te lezen.

De negende: “Maar als ik naar het buitenland ga, dan zit er een ander btw-tarief op de bon. Hoe werkt dat dan?”

Tja, nu raken we echt aan de grenzen van alle haken en ogen die je bij de btw op reiskosten kunt hebben. 🙂 Bij kosten uit het buitenland zijn er twee opties: je hebt een factuur ontvangen met waarop staat dat de btw naar jou is verlegd (is gunstig) OF je hebt een factuur ontvangen met een lokaal btw tarief (dus bijv. het tarief van Duitsland/België, of waar je dan ook bent geweest).

Optie 1 – Btw verlegd

Als de btw is verlegd (binnen EU) dan is dat gunstig. Je moet deze kosten in de eerstvolgende btw-aangifte aangeven. Dat doe je onder categorie 4b “leveringen/diensten uit landen binnen de EU”. Daarnaast mag je de btw aftrekken als voorbelasting (mits je natuurlijk volledig belaste diensten levert, zie ook het achtste punt).

Hoe dat praktisch werkt? Stel dat je voor 50 euro hebt gereisd in Duitsland. Op de factuur staat een percentage van 0% en er staat op “VAT reversed”, dan is de btw-plicht naar jou verlegd. Jij geeft dan in categorie 4b van de aangifte 50 euro aan in de linkerkolom. In de rechterkolom vul je dan de btw die van toepassing is in. Als het om een openbaar vervoersdienst gaat dan is dat 9%. 9% over 50 euro is 4,50. Je geeft dan afgerond 5 euro aan als btw/omzetbelasting in kolom 4b. Daarnaast vul je dan ook weer 5 euro in bij de voorbelasting.

Optie 2 – Btw niet verlegd

Ai, dit is een minder gunstig scenario. Deze btw kun je wel terugvragen maar dat zul je dan via een speciale portal van de Belastingdienst moeten doen. Meer informatie hierover kun je hier vinden.

De tiende “Hoe zit het met doorbelasten van

parkeerkosten aan jouw klant?”

Net als alle vormen van reiskosten moet je ook parkeerkosten belasten met het tarief van jouw vergoeding. Ook hier geldt dus dat je 21% btw rekent als dat tarief van toepassing is op jouw dienst of product. Is dat anders? Bijvoorbeeld 9%, 0% of vrijgesteld? Dan hanteer je dat tarief (of die vrijstelling) voor de reiskosten.

Tot slot

We hopen dat je er iets aan hebt gehad. Mocht je voor de eerste keer btw-aangifte gaan doen, vergeet dan niet ons gratis stappenplan te downloaden. Die kun je op de pagina “Alles over btw” vinden.

Prinsjesdag 2020

Prinsjesdag 2020 – Wat wijzigt er voor jou (als ZZP-er)? Gisteren vond traditiegetrouw, op de derde dinsdag van september, Prinsjesdag weer plaats. Naast dat Koning Willem Alexander de troonrede uitspreekt staat deze dag ook in het teken van het Belastingplan 2021. Hierin maakt het Kabinet haar fiscale plannen voor 2021 bekend. Maar wat betekenen deze

Lees verder »

Btw over reiskosten, hoe zit dat?

Btw over reiskosten – Wat zet je op de factuur? (en andere vragen) Onlangs kregen we de volgende vraag: “Als je een factuur stuurt en je de reiskosten doorberekent aan de klant, moet je over de reiskosten dan btw rekenen? En zo ja, welk tarief? En hoe zit dit wanneer je geen betaalde dienst levert

Lees verder »
Kleineondernemersregeling (KOR) 2020

De kleineondernemersregeling (KOR)

Update 2020 – De kleineondernemersregeling (KOR) De kleineondernemersregeling is aangepast per 1 januari 2020. Deze regeling houdt iets anders in dan voorheen. Voor de oude kleineondernemersregeling kun je naar ons oude blog hieronder. Hoe werkt de kleineondernemersregeling nu (vanaf 2020)? De kleineondernemersregeling is anno 2020 een vrijstelling. Dat betekent dat je géén btw in rekening

Lees verder »

Coronavirus – 5 maatregelen voor ZZP’ers

Coronavirus – 5 maatregelen voor ZZP’ers Allereerst: we hopen van harte dat je gezondheid goed is en dat de grootste paniek een beetje gezonken is. Hoewel een aantal van jullie wellicht veilig zitten met een baan in loondienst, weet ik zeker dat een heel aantal van jullie de afgelopen week slapeloze nachten heeft gehad. Paniek

Lees verder »

Cadeautips voor ondernemers

Opzoek naar een leuk cadeau voor je ondernemende vriend of vriendin of zoek je zelf inspiratie voor op je lijstje? We hebben een aantal nuttige cadeaus voor je op een rijtje gezet. Voor de Ik ben altijd alles kwijt-ondernemer Stop met zoeken naar losse pasjes of je portemonnee onder in je tas. De Secrid miniwallet

Lees verder »

Alles weten over de btw?

Check onze btw-pagina en krijg toegang tot ons gratis btw-stappenplan.