Datum als factuurnummer – Mag dat?

Datum als factuur nummer

Je gebruikt de datum als factuurnummer. Mag dat? En mag je per maand opnieuw beginnen met jouw volgnummers?

Je geeft bijvoorbeeld aan dat het gaat om de eerste factuur van die maand: 2015-05-01. Die maand daarop vervang je, logischerwijs, de 05 voor 06. Dus dan krijgt de eerste factuur van de maand juni dit factuurnummer: 2015-06-01.

Dit is niet de bedoeling; Een factuurnummer moet namelijk een uniek volgnummer zijn.

Wat betekent dat? Het nummer zit in een reeks van andere nummers. Deze reeks is sluitend omdat het om volgnummers gaat.
Je zou dus moeten kunnen zien aan factuurnummer 2 dat je daarvoor factuur 1 hebt gestuurd. Daarnaast is het logisch dat de eerstvolgende dan 3 is.

Zo is het bij een factuurnummer met een maand erin verwerkt niet logisch dat je de overstap maakt van bijvoorbeeld 2015-05-07 (7e factuur van de maand mei) naar 2015-06-01 (eerste factuur van de maand juni). Het zou alleen logisch zijn wanneer je elke maand 99 facturen zou sturen. (van 2015-05-99 naar 2015-06-00, vervolgens naar 2015-06-01, etc.)

Dit betekent niet dat je het nooit mag wijzigen!
De meeste boekhoudingen lopen per jaar af. Dus als je in het jaar 2015 werkt met een bepaalde nummering mag je wel in 2016 een andere nummering hanteren. Bijvoorbeeld 2015.001 (voor fact. nr 1) en in 2016: 2016.001.

Belangrijk is dat het per jaar inzichtelijk is welke facturen elkaar op horen te volgen.

Check ook de andere eisen zoals de Belastingdienst die aangeeft:

• uw volledige naam en die van uw afnemer
  U vermeldt de juridische naam. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij fiscale eenheden is het gebruikelijk dat de naam van het onderdeel dat de prestatie levert op de factuur staat.
• uw volledige adres en dat van uw afnemer
  U vermeldt het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Vermelding van alleen een postbusnummer is niet voldoende.
• uw btw-nummer
  Bij fiscale eenheden is dat het btw-nummer van het onderdeel dat de prestatie levert.
• uw KvK-nummer
• de datum waarop de factuur is uitgereikt
• een uniek volgnummer
• een omschrijving van de goederen of diensten die u hebt geleverd
• het aantal geleverde goederen of diensten
• de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling
• het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw
  Levert u prestaties met verschillende btw-tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen. Neem daarnaast de eenheidsprijs op, als dit van toepassing is.
• het btw-tarief dat u in rekening brengt
• het btw-bedrag

Ons online boekhoudsysteem helpt je bij dit soort zaken. Facturen maken en versturen wordt zo een eitje. Wil je het gratis proberen?