Factuur versturen als Word document?

Facturen sturen

Voorheen deden we alles op papier, maar anno 2015 gaat bijna alles digitaal. Hoe zit dat met factureren? Zijn daar nog regels aan verbonden? Mag je een factuur versturen als Word document?

Eigenlijk is het versturen van een digitale factuur niet veel anders dan het versturen van een papieren factuur.

De eisen (zie linksonder) zijn in principe hetzelfde op twee punten na.

1. De factuur moet in digitale vorm geaccepteerd worden door de klant. Deze mag dus nog verzoeken om een papieren versie.
2. De factuur moet niet aangepast kunnen worden door de klant. Dit om fraude te voorkomen.

Zoals je weet is een Word document door veel mensen gewoon aan te passen en is de factuur dus mogelijk niet authentiek na het versturen hiervan.

Let er daarom op dat je altijd een factuur stuurt in een niet of moeilijk aan te passen bestand. Een .pdf is bij uitstek een goed voorbeeld hiervan.

De eisen van de Belastingdienst.

Als je een factuur digitaal verstuurt moet je zorgen dat hij niet aangepast kan worden. Dit kan bijvoorbeeld een .pdf bestand zijn.

Verder:
– uw volledige naam en die van uw afnemer
U vermeldt de juridische naam. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij fiscale eenheden is het gebruikelijk dat de naam van het onderdeel dat de prestatie levert op de factuur staat.
– uw volledige adres en dat van uw afnemer
U vermeldt het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Vermelding van alleen een postbusnummer is niet voldoende.
– uw btw-nummer
Bij fiscale eenheden is dat het btw-nummer van het onderdeel dat de prestatie levert.
– uw KvK-nummer
de datum waarop de factuur is uitgereikt
een uniek volgnummer
– een omschrijving van de goederen of diensten die u hebt geleverd
– het aantal geleverde goederen of diensten
– de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling
– het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw
Levert u prestaties met verschillende btw-tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen. Neem daarnaast de eenheidsprijs op, als dit van toepassing is.
– het btw-tarief dat u in rekening brengt
– het btw-bedrag

Wist je dat je met ons boekhoudsysteem ook eenvoudig facturen kunt maken, versturen en eventueel herinneringen kunt sturen? Probeer het nu gratis ons systeem en ervaar het zelf.

Bronnen: Belastingdienst en Publicatie van e-factureren.info (overheid)

Prinsjesdag 2020

Prinsjesdag 2020 – Wat wijzigt er voor jou (als ZZP-er)? Gisteren vond traditiegetrouw, op de derde dinsdag van september, Prinsjesdag weer plaats. Naast dat Koning Willem Alexander de troonrede uitspreekt staat deze dag ook in het teken van het Belastingplan 2021. Hierin maakt het Kabinet haar fiscale plannen voor 2021 bekend. Maar wat betekenen deze

Lees verder »

Btw over reiskosten, hoe zit dat?

Btw over reiskosten – Wat zet je op de factuur? (en andere vragen) Onlangs kregen we de volgende vraag: “Als je een factuur stuurt en je de reiskosten doorberekent aan de klant, moet je over de reiskosten dan btw rekenen? En zo ja, welk tarief? En hoe zit dit wanneer je geen betaalde dienst levert

Lees verder »
Kleineondernemersregeling (KOR) 2020

De kleineondernemersregeling (KOR)

Update 2020 – De kleineondernemersregeling (KOR) De kleineondernemersregeling is aangepast per 1 januari 2020. Deze regeling houdt iets anders in dan voorheen. Voor de oude kleineondernemersregeling kun je naar ons oude blog hieronder. Hoe werkt de kleineondernemersregeling nu (vanaf 2020)? De kleineondernemersregeling is anno 2020 een vrijstelling. Dat betekent dat je géén btw in rekening

Lees verder »

Coronavirus – 5 maatregelen voor ZZP’ers

Coronavirus – 5 maatregelen voor ZZP’ers Allereerst: we hopen van harte dat je gezondheid goed is en dat de grootste paniek een beetje gezonken is. Hoewel een aantal van jullie wellicht veilig zitten met een baan in loondienst, weet ik zeker dat een heel aantal van jullie de afgelopen week slapeloze nachten heeft gehad. Paniek

Lees verder »

Cadeautips voor ondernemers

Opzoek naar een leuk cadeau voor je ondernemende vriend of vriendin of zoek je zelf inspiratie voor op je lijstje? We hebben een aantal nuttige cadeaus voor je op een rijtje gezet. Voor de Ik ben altijd alles kwijt-ondernemer Stop met zoeken naar losse pasjes of je portemonnee onder in je tas. De Secrid miniwallet

Lees verder »

Gratis Cursus
Boekhouden & belastingen
voor ZZP'ers

Ruim 500 ZZP’ers gingen je voor. 
Doe je ook mee met onze gratis 
e-mailcursus? >> meer informatie

Doe je ook mee met onze gratis 
e-mailcursus? 

Zo werkt het:
2x per week ontvang je een mail met informatie over boekhouden en belastingen die je moet weten als zzp’er.

Na een aantal weken stopt de cursus vanzelf. Tussentijds uitschrijven kan altijd mocht het toch niets voor je zijn.

Ruim 500 ZZP’ers gingen je voor.
Doe je mee?

Jouw gegevens zijn veilig bij ons. Door je aan te melden ga je akkoord met ons privacy statement.