Zakenreis. Hoe en wat?

Marcus Miller komt naar Hannover en geeft een clinic! Daar moet ik als bassist natuurlijk bij zijn! Maar.. Ik heb flink wat kosten aan het reizen en het verblijf. Wat mag ik fiscaal gezien nou precies met deze kosten?
De hoofdregel kennen we inmiddels: alle kosten die nodig zijn voor de uitoefening van je onderneming zijn aftrekbaar.

Maar wat kan en mag je nou precies doen met kosten als openbaar vervoer, vluchten, taxi’s, gebruik eigen auto, overnachtingen, maaltijden etc.?

Reis- en verblijfskosten zijn volgens de belastingdienst ‘gemengde kosten’ en dus beperkt aftrekbaar.
Deze beperkingen verschillen per te betalen belasting (omzetbelasting en inkomstenbelasting).
—
Aftrek van reis- en verblijfskosten voor de omzetbelasting (btw)
Zo is de btw voor kosten voor maaltijden in de horeca niet aftrekbaar. Ook daarom dien je een gesplitste factuur te vragen bij bijvoorbeeld een hotel.
Echter, haal je een maaltijd af (of laat je bijvoorbeeld een pizza bezorgen) of nuttig je iets onderweg of op de zaak, dan is de btw volledig aftrekbaar.

De btw over congressen, seminars en studiereizen (incl de reis- en verblijfskosten) zijn wel volledig aftrekbaar.

—
Tip: de btw die je niet als voorbelasting in aftrek brengt, mag je wel als kosten aftrekken om je winst te verlagen.
Als je wel de btw terugvraagt (dit kan via een online formulier waarbij je buitenlandse btw kan terugvragen), dan kan je de bedragen ex btw opvoeren als kosten voor de inkomstenbelasting.

Aftrek van reis- en verblijfskosten voor de inkomstenbelasting
Belangrijk om te weten is dat er voor de inkomstenbelasting andere regels gelden dan voor de omzetbelasting.
Je mag de kosten op 2 manieren opvoeren:
– Je maakt gebruik van de drempel van €4.600 per jaar. Pas boven die €4.600 mag je kosten gaan aftrekken. Dit is pas interessant als je uitgaven ergens rond de €18.000 liggen.
– Je kiest ervoor om 80% van de kosten af te trekken. Voor kleine ondernemers is dit vaak de meest gunstige variant. Dit kun je in ons systeem heel makkelijk doen door je privé-gebruik op 20% te zetten.

Er zijn een aantal spelregels voor de inkomstenbelasting:
1. Je dient altijd het zakelijke karakter aan te kunnen tonen.
2. Zorg bij zakelijke etentjes altijd voor een factuur met daarop ook de namen van de relaties.
3. Splits de kosten van een overnachting en eten/drinken, want je krijgt vaak een totaalfactuur. Laat de kosten op de factuur al splitsen zodat duidelijk is welk deel kosten zijn voor je overnachting en welk deel de kosten zijn voor eten en drinken.
4. Reiskosten met privé (eigen of gehuurde) auto zijn tot max. €0,19 per zakelijk gereden km aftrekbaar.
5. Reis- en verblijfskosten mogen tot een bedrag van €.1500 worden afgetrokken van de winst.

Heb je meer vragen over reis- en verblijfskosten? Neem dan contact op met 1 van onze medewerkers. Wij helpen je graag!